আপনার জিমেইল অ্যাকাউন্টে বিনিময় করা সব ই–মেইল বেশ নিরাপদেই গুগলের ক্লাউড সার্ভারে সংরক্ষণ করা থাকে। কিন্তু অ্যাকাউন্ট হ্যাক হলে বা কোনো কারণে আপনি লগইন করতে না পারলে বিনিময় করা ই–মেইলের গুরুত্বপূর্ণ তথ্যগুলো আর ব্যবহার করা যায় না। তবে চাইলেই গুগলের টেকআউট সুবিধা কাজে লাগিয়ে জিমেইল অ্যাকাউন্টের সব তথ্য সংরক্ষণ করে রাখা যায়।
জিমেইল অ্যাকাউন্টের তথ্য সংরক্ষণের জন্য takeout.google.com ঠিকানায় প্রবেশ করে আপনার গুগল অ্যাকাউন্ট দিয়ে লগইন করতে হবে। টেকআউটে লগইন হয়ে গেলে এই পাতার ডান দিকের ওপরে থাকা Deselect all লিংকে ক্লিক করে আগে থেকে নির্বাচিত সব সেবা বাদ দিতে হবে। এবার নিচে এসে Mail বক্সের পাশের টিকচিহ্নে ক্লিক করে All Mail data included নির্বাচন করলেই প্রয়োজনীয় ই–মেইল ডাউনলোড করা যাবে। চাইলে ফোল্ডার নির্বাচন করে একসঙ্গে সব ই–মেইল ডাউনলোড করা যাবে। এ জন্য OK বাটনে ক্লিক করে পেজের একদম নিচে এসে Next step বাটনে ক্লিক করতে হবে।
সব ই–মেইল ডাউনলোডের জন্য আপনাকে অবশ্যই ডেলিভারি মাধ্যম নির্বাচন করতে হবে। তবে বাই ডিফল্ট সুবিধা ব্যবহার করলে জিমেইলের তথ্য সংরক্ষণের জন্য একটি আলাদা লিংক পাওয়া যাবে। চাইলে ডাউনলোড করতে চাওয়া ফাইলের সর্বোচ্চ আকারও নির্ধারণ করা যাবে। এবার Create export বাটনে ক্লিক করলেই জিমেইলের তথ্যগুলো ডাউনলোড হতে শুরু করবে। আপনার জিমেইল অ্যাকাউন্টের তথ্যের পরিমাণের ওপর নির্ভর করে ডাউনলোডের জন্য কয়েক ঘণ্টা থেকে কয়েক দিন পর্যন্ত সময় লাগতে পারে।