কম্পিউটার শিক্ষা(MS Excel) A to Z স্ক্রিনশট সহ।পর্ব 21 & 22 :  এম এস এক্সেলে Auto Fill এর ব্যবহার এবং MS Excel ফা্ইল এ Password দেওয়া

 

আজ আমরা আলোচনা করবো এক্সেল প্রোগ্রামের একটি মজার ও প্রয়োজনীয় বিষয় Auto Fill এর ব্যবহার সম্পর্কে। এটি এমন একটি অপশন যাতে সময় বাঁচিয়ে দ্রুত কাজ করা যায়। এছাড়াও এক্সেল প্রোগ্রামে কোন হিসাব তৈরির ক্ষেত্রে এই অপশনটি বহুল ভাবে ব্যবহার করা হয়। তাই এক্সেল নিয়ে কাজ করতে চাইলে এই অপশন সম্পর্কে ভালো ধারণা থাকা প্রয়োজন। নিচে আমাদের আলোচনায় মনোযোগ রাখুন, আশা করা যায় খুন সহজেই এম এস এক্সেলে Auto Fill এর ব্যবহার শিখে ফেলবেন।



উপরের চিত্রে লক্ষ্য করলে দেখবেন, এখানে আমি একটি এক্সেল ওয়ার্কশীটের বিভিন্ন সেলে কিছু লিখেছি। লেখা গুলো লক্ষ্য করলে দেখবেন একটি সংখ্যা অর্থাৎ একটি সিরিয়াল নাম্বার, তারপর সময়, দিনের নাম, সংক্ষেপে মাসের নাম, মাসের পুরো নাম, লেসন সংখ্যা, সাল ইত্যাদি। এখন আমরা এই এক্সেল ওয়ার্কশীটে বিভিন্ন সেলের লেখা গুলোর উপরে Auto Fill অপশন ব্যবহার করে দেখবো সেগুলো কি ধরনের আচরণ করে বা এক্সেলে Auto Fill অপশনটি ব্যবহারের সুবিধা কি ! এছাড়াও কিভাবে এই অপশনটি আপনার হিসাব তৈরির ক্ষেত্রে সময় বাঁচিয়ে দেয়।

Auto Fill Option টি ব্যবহার করার জন্য আপনাকে প্রথমে লিখিত বিষয়ের সব গুলো সেলকে সিলেক্ট করতে হবে। তারপর সিলেক্ট লাইনের ডানদিকে নিচের অংশে একটি ডার্ক সার্ক অংশ রয়েছে। এই ডার্ক সার্ক অংশে মাউস রাখলেই মাউসের আকারটি প্লাস আকার ধারণ করবে, তাহলে বুঝতে হবে এটি এখন Auto Fill অপশন ব্যবহার করার জন্য রেডি হয়েছে। এবার মাউসে Left বাটন চেপে ধরে ডার্ক করুন অর্থাৎ নিচের দিকে প্রয়োজন মতো সেল গুলো পুরন করুন। নিচের ছবিতে লালদাগ চিহ্নিত অংশে লক্ষ্য করলে ডার্ক সার্ক অংশটি দেখতে পাবেন।



উপরের ছবি থেকে নিশ্চয় ডার্ক সার্ক অংশটি চিনতে পেরেছেন। এখন এই ডার্ক সার্ক অংশে মাউস রাখলেই মাউসের আকার হবে প্লাস এর মতো। এখন আমরা দেখবো নিচের সেল গুলো ডার্ক করলে Auto Fill অপশন কি রেজাল্ট আমাদের দেয়। চলুন দেখিঃ



উপরের চিত্রে দেখুন, নিচের সেল গুলো ডার্ক করা হয়েছে। ফলে Auto Fill Option এর কাজ আমরা দেখতে পাচ্ছি।

দেখুন কিছু বুঝতে পারছেন। ক্রমিক নাম্বার, সময়, দিন, মাসের সংক্ষিপ্ত নাম, মাসের পুরো নাম, লেসন সংখ্যা, সাল গুলো কেমন অটোম্যাটিক পর্যায়ক্রমে সজ্জিত হয়েছে। এই হল Auto Fill Option এর জাদু। কিন্তু এখানেই শেষ নয়। এই অপশনের আরও কিছু কাজ রয়েছে। এখন আমরা এই অপশনের আরও নানাবিধি কাজ গুলো সম্পর্কে জানবো।

আপনি চাইলে এই Auto Fill Option প্রয়োগ করে আরও বিভিন্ন ধরনের ফরম্যাটিং করতে পারবেন। সে ক্ষেত্রে আপনাকে Auto Fill অপশনে ক্লিক করতে হবে, তাহলে দেখবেন একটি অপশন মেনু আসবে। এই অপশন মেনু থেকে আপনি চাইলে Fill Copy করতে পারবেন, ফিল করার সাথে সাথে ফরম্যাটিং করতে পারবেন, ফরম্যাটিং ব্যাতিত ফিল করতে পারবেন, এবার শুধু মাত্র কোন নির্দিষ্ট সেলের ডাটা ফিল করতে পারবেন। নিচের ছবিতে দেখুনঃ



উপরের চিত্রে লক্ষ্য করলে দেখবেন কিভাবে Fill Option প্রয়োগ করে ফরম্যাটিং করবেন সেই অপশন গুলো দেখানো হয়েছে। এখানে একটি বিষয় আমরা প্রথমে যে ডাটা গুলোতে Auto Fill Option ব্যবহার করেছি সেগুলো Fill Series অবস্থায় থাকার কারনে প্রত্যেকটি ডাটার সিরিস আকারে রেজাল্ট দিয়েছে। যদি কপি করতে চান তাহলে Copy Cells, ফরম্যাটিং এর জন্য Fill Formatting, ফরম্যাটিং ছাড়া ফিল করতে চাইলে Fill Without Formatting, শুধু মাত্র দিনের ডাটা গুলো ফিল করতে চাইলে Fill Days এই ভাবে আপনার প্রয়োজন মতো এই অপশনটি ব্যবহার করতে পারবেন।

এছাড়াও আপনি যখন কোন হিসাব তৈরির ক্ষেত্রে ফর্মুলা প্রয়োগ করবেন এবং ফর্মুলা প্রয়োগের পর যে রেজাল্ট আসবে সেই একই ফর্মুলাই প্রয়োজনীয় সকল সেলের ডাটা গুলো নতুন করে তৈরি করার প্রয়োজন হবেনা। এই Auto Fill Option এর মাধ্যমে আপনি খুব সহজেই একই ফমুলাই ডার্ক সার্ক করে প্রয়োজনীয় সেলের রেজাল্ট বের করতে পারবেন। এটি এই অপশনটির একটি জাদুকরী বৈশিষ্ট যা আপনার অনেক সময় ধরে হিসেব তৈরির কাজকে এক নিমেষেই নির্ভুল ভাবে করে দেবে।

যেমন ধরুন আমরা যে ডাটা গুলোতে Auto Fill Option প্রয়োগ করলাম, সেই একই ডাটা প্রতিটি সেলে লিখতে কতো সময়ের প্রয়োজন হত। তাহলে বুঝতেই পারছেন এই অপশনটি ব্যবহারের সুবিধা কতটুকু। এ পর্যন্ত আমরা Auto Fill Option এর কাজ শুধু মাত্র মাউসের মাধ্যমে দেখিয়েছি। রিবন থেকেও আপনি Auto Fill Option টি ব্যবহার করতে পারবেন। সে ক্ষেত্রে আপনাকে Home ট্যাবের Editing গ্রুপে Fill অপশনটি দেখতে পাবেন।



উপরের চিত্রে রিবন থেকে ফিল অপশনটি দেখানো হয়েছে।

বন্ধুরা আশা করি এক্সেল প্রোগ্রামের এই জাদুকরী অপশন সম্পর্কে মোটামুটি ভাবে কিছু ধারণা পেয়েছেন। এখন নিশ্চয় এই অপশনটি প্রয়োগ করে এক্সেলে দ্রুত কাজ করতে পারবেন। আমরা চেষ্টা করেছি আপনাদের ধারণা দেয়ার কিভাবে এম এস এক্সেলে Auto Fill এর ব্যবহার করতে হয়। 
________________&&&&&&&________________

 

অনেক সময় আমরা এমন কিছু ডকুমেন্ট তৈরি করে থাকি যেগুলোকে খুব সাবধানে রাখার প্রয়োজন হয়। যাতে করে যেকেউ ডকুমেন্টটি দেখতে না পারে, আর সে জন্যে সিকিউরিটি ব্যবহার করে ফাইল বা ডকুমেন্টটি সুরক্ষিত রাখা প্রয়োজন হতে পারে। সে ক্ষেত্রে MS Excel প্রোগ্রামে ওয়ার্কবুকটিতে সিকিউরিটি ব্যবহার করে সেটি সুরক্ষিত রাখার ব্যবস্থা রয়েছে। চলুন তাহলে জেনে নেই MS Excel এ ওয়ার্কবুক সিকিউরিটি ব্যবহার করার নিয়ম গুলো কি ?

আলোচনার সুবিদার্থে আমরা নিচে একটি ওয়ার্কবুকের ডকুমেন্ট ব্যবহার করবো এবং সেটিতে কিভাবে সিকিউরিটি ব্যবহার করতে হয় সেটি দেখাবো।



উপরের ছবিতে লক্ষ্য করুন, এখানে আলোচনার সুবিদার্থে একটি ওয়ার্কবুক থেকে ডকুমেন্ট ব্যবহার করা হয়েছে।

এখন আপনি যদি এই ওয়ার্কবুকটি সুরক্ষিত রাখার জন্য সিকিউরিটি ব্যবহার করতে চান। সে ক্ষেত্রে প্রথমে ওয়ার্কবুকের File অপশনে ক্লিক তারপর সেখান থেকে Save as এ ক্লিক করুন।



উপরের ছবিতে লক্ষ্য করুন, ফাইলটিকে সিকিউরিটি দেয়ার জন্য প্রথমে সেভ করা হচ্ছে।



উপরের ছবিতে লক্ষ্য করুন, Save As অপশনে ক্লিক করার পর ফাইল সেভ করার জন্য ব্যবহৃত ডায়ালগ বক্সটি এসেছে। এবার ফাইলটিতে Password ব্যবহার করার জন্য ডায়ালগ বক্সের Tools অপশনে ক্লিক করুন, একটি অপশন মেনু আসবে। এবার অপশন মেনুতে General Option এ ক্লিক করুন, পাসওয়ার্ড ব্যবহারের জন্য পুনরায় একটি ডায়ালগ বক্স আসবে।



উপরের ছবিতে লক্ষ্য করুন, Tools অপশন ব্যবহার করার পর পাসওয়ার্ড ব্যবহার করার জন্য একটি ডায়ালগ বক্স এসেছে। এবার আপনার পছন্দ মতো পাসওয়ার্ড ব্যবহার করুন, আলোচনার সুবিদার্থে 1234 পাসওয়ার্ড দ্বারা Password to open ঘর দুটি পুরন করা হল। তারপর Read only recommended অপশনটি চালু রাখার জন্য সেই ঘরটিতে ক্লিক করে সেটি সিলেক্ট করুন, তারপর OK ক্লিক করুন। তাহলে পুনরায় একটি ডায়ালগ বক্স আসবে পাসওয়ার্ডটি কনফার্ম করার জন্য, সেখানে একই পাসওয়ার্ড অর্থাৎ 1234 লিখে OK ক্লিক করুন। তাহলে আপনার ওয়ার্কবুকটিতে সিকিউরিটি দ্বারা লক হয়ে যাবে। এবার File Name এর ঘরে ফাইলটির একটি নাম লিখুন, তারপর Save এ ক্লিক করে ফাইলটি সেভ করুন। এখন এই ওয়ার্কবুকটি ওপেন করতে চাইলে অবশ্যই আপনাকে পাসওয়ার্ড ব্যবহার করতে হবে, ফলে অন্য কেউ আপনার ফাইল বা ডকুমেন্টটি ওপেন করতে পারবেনা।



উপরের ছবিতে দেখুন, ফাইলটিতে পাসওয়ার্ড দেয়ার পর File Name বক্সে ফাইলের নাম দিয়ে সেভ করা হয়েছে।

এখন আপনি যে ফাইলটিতে সিকিউরিটি কোড ব্যবহার করেছেন সেই ফাইলটি ওপেন করতে গেলে আপনাকে অবশ্যই পাসওয়ার্ড দিয়ে ফাইলটি ওপেন করতে হবে, অন্যথায় হবে না।

নোট :আমরা এখানে একটি ফাইলকে Save as করে সেভ করায়, একই ফাইলের দুটি কপি হয়েছে। একটি ছিল আগে থেকেই এবং Save As এর মাধ্যমে নতুন করে আর একটি নাম দিয়ে পাসওয়ার্ড সহ সেভকরা হয়েছে। এক্ষেত্রে আগের ফাইলটি খুলতে পাসওয়ার্ড লাগবেনা, কিন্তু পরের টা খুলতে লাগবে। আপনারা চাইলে এই পাসওয়ার্ড ফাইল প্রথম বার সেভ করার সময় ই দিতে পারেন। ধাপ সমুহ একই করম।

আজকের আলোচনায় আমরা আপনাদের কিভাবে MS Excel এ ওয়ার্কবুক সিকিউরিটি বা পাসওয়ার্ড ব্যবহার করতে হয় তার একটি ধারণা দেবার চেষ্টা করেছি। আশা করি আপনাদের ভালো লেগেছে, আরও নতুন কিছু বিষয় জানতে আমাদের সাথেই থাকুন।