ভালো ই-মেল লেখার কিছু দরকারি টিপস

আজ আমরা বন্ধুকে চিঠি লিখতে প্রায় ভুলেই গেছি। চিঠি কথাটি শুনতেই আজ কেমন একটি অদ্ভুদ শব্দ মনে হয়। ইলেক্ট্রনিক যুগে চিঠির পরিবর্তে SMS কিংবা MMS নিয়েই আমরা ব্যাস্ত। আর তার থেকে একটু ভিতরে গেলে ই-মেল (e-Mail) কথাটি আমাদের সামনে একেবারে উঁকিঝুঁকি মারে। আজ একে বাদ দিয়ে আমরা অন্য কিছু ভাবতে পারিনা। আর এই ই-মেল কে আমরা যদি সুন্দর ভাবে গুছিয়ে না লিখতে পারি তাহলে তার অর্থ মূল্যহীন হয়ে পরে। আজ আমরা শিখবো কি করে, সুন্দর ই-মেল লিখে অফিস বা বন্ধুর মন জয় করা যায়।

নিয়মগুলি নিম্নরূপঃ

1. ই-মেল সাবজেক্ট এক লাইনে থাকা উচিৎ। যেটা উদ্দেশ্যকে স্পষ্ট করবে। যেমন-Can you send your Book? কেবল send Book -র থেকে অনেক ভালো হয়।
2. ই-মেল সরল-সাধাসিধে (Simple) হওয়া বাঞ্ছনীয় । মূল অর্থ কেন্দ্রিত বা to the point হওয়া উচিৎ। ই-মেল হবে সংক্ষিপ্ত, সম্পূর্ণ ইতিহাস নয়।
3. কখনও ভুল করে বড় ( Capital letters )অক্ষরে লেখা উচিৎ নয়। এমন ই-মেলের ভাষায় শাউটিং (shouting) হিসাবে মানা হয়।
4. ই-মেল লেখার পর তৎক্ষণাৎ পাঠানো উচিৎ নয়। সেটিকে ভালো করে স্পেলিং চেক, গ্রামার পরীক্ষা করে নেবার পরেই, তবেই পাঠানো উচিৎ।
5. যখন কোন মজার (Funny) কথা লিখা হয়, তখন Smiley’s চিহ্ন ব্যবহার করা উচিৎ। কেনান ফোনে আমরা তো অনেক ভাবে মজার কণ্ঠস্বর করে কথা বলি…… কিন্তু ই-মেলে Smiley-য়ের ব্যবহার করলে খুব ভালো হয়।
6. ই-মেল Bold বা Italic না করাই ভালো। কেননা বেশীর ভাগ ই-মেল প্রোগ্রামে এগুলি গ্রহণ করতে পারে না।

7. ই-মেলের জবাব যথা শীঘ্র দেওয়া উচিৎ। চিঠির উত্তর কিছুদিন পরেও দেওয়া যেতে পরে। কিন্তু e-Mail -র জবাব এক দিনের মধ্যে না দেওয়া হলে, অলসতার পরিচয় দেওয়া হয়।
8. Snail mail -য়ের ক্ষেত্রে ভাবনা-চিন্তা করে উত্তর দেওয়ার জন্য সময় প্রাপ্ত হয়। কিন্তু ই-মেলের জবাব সাথে সাথেই দেওয়া যেতে পারে।
9. ই-মেল সর্বদা ব্যক্তিগত (Private) থাকতে পরে না। ই-মেল কখনো-কখনো ভুল লোকের কাছেও পৌঁছে যায়। এ জন্য সেগুলো মনযোগ সহকারে আর সাবধানে লেখা উচিৎ।
10. যখন ই-মেলের উত্তর বা ফরোয়ার্ড করা হবে তখন পুরো অরিজিনাল ই-মেল তাতে শামিল না করাই ভালো।

সবাই ভাল থাকবেন।