বর্তমানে অফিস-আদালত, শিক্ষা প্রতিষ্ঠান, ব্যবসা প্রতিষ্ঠান ইত্যাদিতে কম সময়ে এবং সহজে কাজ করার জন্য অফিস অটোমেশন অনেক ব্যবহৃত হচ্ছে।
তাহলে চলুন অফিস অটোমেশন সম্পর্কে বিস্তারিত জেনে নিই…
• অফিস অটোমেশন (Office Automation) কি?
কোন অফিসের সকল কাজ (যেমন: তথ্য সংগ্রহ করা, ডাটা জমা করা ইত্যাদি) যদি কম্পিউটার বা সংশ্লিষ্ট যন্ত্রপাতি দিয়ে করা হয়, তাহলে তাকে অফিস অটোমেশন বলে।
বর্তমান সময়ে প্রায় সকল অফিসই অফিস অটোমেশন দ্বারা পরিচালিত হয়। এটা করে অফিসের সকল কাজকর্ম সহজে এবং তাড়াতাড়ি করা যায়।
• অফিস অটোমেশন এর সুবিধা:
১. অফিস অটোমেশন এর ফলে অনেক বেশি সময়ের কাজ কম সময়ে করা যায়।
২. অফিস অটোমেশন এর ফলে একটি অফিস পরিচালনার জন্য কম কর্মী লাগে।
৩. অফিসের ডাটা জমা রাখার জন্য কম্পিউটারের বিভিন্ন হার্ডডিক্স বা মেমোরি ব্যবহৃত হয়, যার ফলে বিভিন্ন ফাইল বা কাগজের ঝামেলা থাকে না।
৫. কম্পিউটার নেটওয়ার্ক ব্যবহার করে একটি অফিসের সহকর্মীরা একটি সিস্টেমে একসাথে কাজ করতে পারে।
৬. অফিস অটোমেশন এর ফলে কাস্টমার বা গ্রাহকের সাথে যোগাযোগ সহজ হয়ে যায়।
৭. একটি প্রতিষ্ঠানের রিসোর্স গুলো সঠিক ব্যবহার হয় কিনা সেটা মনিটর করা যায়।
৮. এতে অফিসের কাজে ভুল কম হয়, আর যদি ভুল হয় সেটা সহজে সমাধান করা যায়।
• অফিস অটোমেশন এর অসুবিধা:
১. আপনি যদি নতুন অফিস খোলেন, তাহলে আপনার জন্য অফিস অটোমেশন অনেক ব্যয়বহুল হয়ে যাবে।
২. প্রাক্তন বাপ অফিসের পুরনো লোকদের জন্য অফিস অটোমেশন নতুন হওয়ায়, তাদের কাজ করতে অসুবিধা হবে। তবে কাজ করতে করতে পরবর্তীতে অভ্যস্ত হয়ে যাবে।
৩. যদি কোন কারণে অটোমেশন সিস্টেম নষ্ট হয়ে যায়, তাহলে কিছুক্ষণ বা ওই সিস্টেম ঠিক না করা পর্যন্ত কাজ বন্ধ থাকবে।
৪. অফিস অটোমেশন সিস্টেম পরিচালনার জন্য দক্ষ কর্মী নিয়োগ পেতে হয়।
৫. সহজে আপনার প্রতিষ্ঠান কর্মীকে পরিবর্তন করতে পারবেন না। তবে কর্মী নিয়োগের ক্ষেত্রে অটোমেশন সিস্টেম এর সাথে পরিচিত, এমন লোক নিয়োগ দিতে হয়।
অটোমেশন সিস্টেম এর মাধ্যমে অনেক গুরুত্বপূর্ণ কাজ আমরা সহজে এবং তাড়াতাড়ি করতে পারছি। আশা করি আজকের পোস্টটি আপনাদের ভালো লেগেছে।
সবাই ভালো থাকবেন সুস্থ থাকবেন আল্লাহ হাফেজ।